Boom ma prywatne pakiety medyczne i coraz popularniejsze zapewnianie im pracownikom sprawił, że pada niemało pytań o to, jak ujmować tego rodzaju świadczenia w zestawieniach księgowych. Na co zwrócić uwagę w tym kontekście? Ważne jest m.in. właściwe opodatkowanie takich rozwiązań.
Prywatne pakiety medyczne stały się niekwestionowanym hitem benefitów pracowniczych; jak pokazują analizy branży HR to dziś jeden ze standardów, których oczekują osoby zmieniające pracodawcę. Dodatkowo – jak pokazuje analiza platformy Mediccentre, operatora sieci LUX MED – na pakiety medyczne w zakładach pracy nie można patrzeć już wyłącznie przez pryzmat pojedynczych osób. „Wyraźnie widać, iż zyskuje na popularności rozwiązanie, w którym firma zapewnia tego typu świadczenia zdrowotne pracownikowi oraz – opcjonalnie – jego rodzinie. To znacząco poszerza zakres pokrycia prywatnymi pakietami medycznymi” – wskazuje Mediccentre.
Księgowanie pakietów medycznych dla pracowników
Najczęściej spotykany model zakłada, że prywatne pakiety medyczne jest częściowo ponoszony przez pracowników – określoną część pokrywają sami, a kolejna należy do pracodawcy. Jak w tym kontekście postrzegać kwestię przychodów?
Przede wszystkim należy pamiętać, iż pakiety medyczne są uważane za nieodpłatne świadczenia, a dochód z nich uzyskany podlega opodatkowaniu. W rezultacie zauważyć można, iż dochód ten powstaje w momencie uzyskania uprawnienia do korzystania z tych usług, a nie dopiero w momencie ich faktycznego skorzystania.
Potwierdzają to interpretacje sądowe. Według nich pakiety zakupione przez pracodawcę dla pracowników są uznawane za „inne świadczenia nieodpłatne”. Pracownik otrzymuje te świadczenia w momencie, w którym centrum medyczne staje się gotowe do udzielania mu bezpłatnych usług. Tu oczywiście do rozstrzygnięcia pozostaje ustalenie, kiedy do tego dochodzi – można np. wskazać, że odbywa się to poprzez dodanie takiego pracownika do listy uprawnionych lub wydanie karty identyfikacyjnej pacjenta.
Patrząć na to od strony formalnej, świadczenia medyczne kwalifikowane są jako „inne świadczenia nieodpłatne” i podlegają opodatkowaniu, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. Bezwzględnie można więc założyć, że zakupione usługi medyczne świadczone na rzecz pracownika stanowią zatem przychód ze stosunku pracy – oczywiście ważne, by regulowana była ona formułą umowy o pracę. Jeśli świadczenie obejmuje zakupione usługi, wartość tych usług ustala się na podstawie cen zakupu, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jak traktować pakiety medyczne względem składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?
Naturalne jest, że pojawia się pytanie o to, czy wobec tego typu świadczenia należy – będąc pracodawcą – naliczać składki ubezpieczeniowe do ZUS od przychodu pracowniczego. Tak – powinno się to odbywać analogicznie do wartości pakietu świadczeń medycznych. Istnieją jednak formaty zwolnień, które stanowią bardziej zaawansowaną kwestię z pogranicza HR i księgowości.
Dla firmy wydatki na zakup pakietów medycznych są zaliczane do kosztów działalności operacyjnej i powinny być ewidencjonowane jako „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Co ważne, firma zalicza do swoich kosztów tylko tę część świadczenia, którą finansuje pracodawca. Kwota odpowiadająca udziałowi pracownika nie stanowi przychodu dla pracodawcy i powinna być ujęta na kontach rozrachunkowych.
